Spravujte (nejen) IT zařízení snadno, rychle a transparentně

25.04.2023

Elektronická karta majetku je nástroj, díky kterému zefektivníte a zrychlíte správu veškerého IT majetku v organizaci. Vyhnete se dohledávání, nejasnostem, složitým a neaktuálním tabulkovým evidencím. Vraťme se na začátek a přibližme si, jak celý proces funguje a jak vám může pomoci.

Systém Service Desk, jehož součástí je také aplikace Asset Managemt, využívají organizace nejčastěji pouze pro správu a evidenci IT požadavků. Aplikaci Asset Management je poté možné využít pro evidenci majetku, především IT zařízení, s celou řadou různých atributů (výrobní číslo, inventární číslo, výrobce, model, datum pořízení a podobně). Tyto informace primárně slouží pro poskytování služeb Service Desku, ale mohou být z velké části zajímavé také pro uživatele, kteří v aplikaci Service Desk naleznou pod nabídkou „Můj svěřený majetek“ vše, co organizace v rámci správy majetku na daného uživatele eviduje. Bezesporu se jedná o jeden z významných benefitů užívání systému Service Desk, neboť tato transparentnost pomáhá rychle a efektivně napravovat nesrovnalosti. Pokud uživatel zjistí, že mu bylo přiděleno zařízení (např. monitor, PC), které ve skutečnosti nemá, může nesrovnalost okamžitě reklamovat a tím iniciovat nápravu stavu.

Jak funguje elektronická karta majetku

Pracovník pověřený správou a inventarizací majetku přidělí v aplikaci Asset Management uživateli zařízení. Uživatel obdrží emailem upozornění o přiděleném majetku. Prostřednictvím předdefinovaných odpovědí v emailu nebo otevřením linku přímo do aplikace a kliknutím na tlačítko, uživatel elektronický dokument (elektronickou kartu svěřeného majetku) jednoduše potvrdí/podepíše. Tyto dokumenty má následně na své kartě majetku vždy k nahlédnutí.

Hlavní výhody:

• odbourání složité evidence majetku – papíry, excelové tabulky atd.
• uživatel se může kdykoliv podívat, jaký majetek organizace eviduje u jeho jména
• uživatel má možnost okamžitě reagovat a reklamovat v případě, že je na něj evidováno něco, co ve skutečnosti nemá, a tím zajistí rychlou nápravu
• pomocí elektronické karty majetku lze evidovat a spravovat jakékoliv zařízení od monitorů, PC, mobilních telefonů, po tokeny, sim karty, kalkulačky a další vybavení
• úspora času při zajištění IT podpory, kdy má technik okamžitě k dispozici veškeré potřebné informace o vybavení uživatele

Nasazení elektronické karty majetku na MMO

Magistrát města Ostravy využívá elektronickou evidenci majetku od počátku roku 2023. Předchozí správa majetku spočívala v zakládání fyzických papírových karet, které se v případě změn dopisovaly/přepisovaly. Evidence majetku je zajišťována malým počtem pracovníků pro všechny zaměstnance MMO. Pokud zaměstnanec chtěl informaci, jaký majetek organizace pod jeho jménem eviduje, musel tyto pracovníky vždy kontaktovat. Systém byl neefektivní, personálně a časově náročný. Po zavedení elektronické karty majetku, mohou uživatelé kontrolovat, reklamovat či schvalovat přidělení nového zařízení přímo v aplikaci na své kartě svěřeného majetku. Nemusí nikam docházet a podepisovat převzetí fyzicky u pracovníka pověřeného evidencí majetku. Celý proces evidence se tím významně zjednodušil a zefektivnil.

V rámci SMO je systém Service Desk, zajišťující funkcionality elektronické karty majetku, integrován s IS GINIS, kde je majetek primárně evidován. Díky této integraci je zajištěna obousměrná automatická synchronizace systémů a databází majetku. Změny v jednom systému jsou proto automaticky propsány také do toho druhého a obě databáze odpovídají aktuálnímu, skutečnému stavu.

S elektronickou kartou majetku získal magistrát nástroj pro přehlednou evidenci majetku okamžitě dostoupnou pro všechny.

Zaujal vás tento článek? Potřebujete více informací? Obraťte se na nás. Máme zkušenosti, IT specialisty a chuť navrhovat nová a lepší řešení.